Tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa (päivitetty 26.10.2021) kerromme Arkimuoto Oy:n (Arkimuoto) käsittelemistä henkilötiedoista, henkilötiedon käsittelyn tavoista sekä siitä, miten voit käyttää henkilötietoihin liittyviä oikeuksiasi.
Tässä tietosuojaselosteessa sanalla “Verkkokauppa” viitataan yhdessä Arkimuoto-verkkokauppaan sekä niihin verkkosivuihin ja sovelluksiin, jossa verkkokauppa on saatavilla.
“Käyttäjä” tai “sinä” viittaavat Verkkokaupan käyttäjiin, joita ovat ostajat, jotka tilaavat Verkkokaupan kautta palveluita tai tuotteita omissa nimissään tai ostajina toimivien käyttäjäorganisaatioidemme edustajina. Organisaatioon, jonka lukuun Käyttäjä käyttää Verkkokauppaa, viitataan termillä ”Käyttäjäorganisaatio”.
Voimme päivittää ajoittain tätä tietosuojaselostetta, mikäli se on tietojen käsittelyn muutosten tai muun syyn vuoksi tarpeellista. Ajantasainen versio on Verkkokaupassa. Emme tee merkittäviä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ilmoittamatta tällaisista muutoksista.
REKISTERINPITÄJÄ
Tämä tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan sellaiseen henkilötietojen käsittelyyn, jossa toimimme rekisterinpitäjänä.
YHTEYSTIEDOT
Arkimuoto Oy
Y-tunnus: 3206273-2
Osoite: Flaggbergintie 10, 10470 Fiskars
Yhteyshenkilö: Mika Paasonen
KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT JA TIETOLÄHTEET
Keräämme ja käsittelemme kahdentyyppisiä henkilötietoja: Käyttäjätietoja sekä Analytiikkatietoja.
Käyttäjätiedot
Keräämme Käyttäjätietoja Käyttäjiltämme eri tavoin, esimerkiksi Käyttäjien tilatessa uutiskirjeemme tai täyttäessä Verkkokaupassa olevan lomakkeen. Huomaathan, että keräämme myös tietoja koskien tuotteiden ostoja, joita suoritat Verkkokaupan kautta.
Käyttäjätiedot, jotka ovat välttämättömiä Verkkokaupan käyttämiseksi
Seuraavien Käyttäjätietojen kerääminen on välttämätöntä, jotta voit käyttää Verkkokauppaa:
- koko nimi
- sähköpostiosoite
Jos käytät Verkkokauppaa ostajana, Verkkokaupan käyttäminen edellyttää myös seuraavien tietojen keräämistä:
- maksuvälinetiedot, kuten maksuvälineesi numero ja voimassaolopäivämäärä (tietoja vaaditaan tilausten tekemiseksi Verkkokaupan kautta, mutta Arkimuoto ei säilytä tietoja, sillä Arkimuoto käyttää ulkopuolista maksupalveluntarjoajaa maksujen käsittelyyn)
- Tunniste, joka yhdistää maksutapahtumasi maksupalveluntarjoajan palveluun
Vapaavalintaisesti annettavat käyttäjätiedot
Voimme käsitellä myös seuraavia vapaaehtoisesti antamiasi Käyttäjätietoja:
- toimitusosoite
- muu tiedot, jotka annat meille Arkimuoto-verkkosivuja tai niihin liittyviä sovelluksia käyttäessäsi
- markkinointisuostumukset ja -kiellot
- tiedot, jotka annat meille puhelimitse tai sähköpostitse
Analytiikkatiedot
Vaikka emme tavallisesti käytä Analytiikkatietoja henkilöiden tunnistamiseen, saatat joskus olla tunnistettavissa niistä joko suoraan taikka välillisesti yhdistettynä Käyttäjätietoihin. Näissä tapauksissa Analytiikkatiedot katsotaan henkilötiedoiksi soveltuvan lainsäädännön tarkoittamalla tavalla ja käsittelemme niitä henkilötietoina.
Keräämme automaattisesti seuraavia Analytiikkatietoja, kun käytät Verkkokauppaa:
Laitetiedot. Keräämme seuraavia tietoja teknisistä laitteista, joita käytät käyttäessäsi Verkkokauppaa:
- maa
- IP-osoite
- käytetty selain ja selainversio
- käyttöjärjestelmä
- internetpalveluntarjoaja
Käyttötiedot. Keräämme tietoja Verkkokaupan käytöstäsi, kuten:
- aika, jonka olet käyttänyt Verkkokaupassa
- käyttötietoa Verkkokaupasta
- tietoa Verkkokaupan kautta tekemistäsi tilauksista
- muut evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerättävät tiedot
Käytämme Analytiikkatietojen keräämiseen ja säilyttämiseen eri teknologioita, kun Käyttäjä vierailee Verkkokaupassa. Näihin teknologioihin kuuluvat esimerkiksi evästeet.
Eväste on pieni, Käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa Internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden Verkkokaupan käyttöä sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan palveluitamme ja paremmin palvelemaan Käyttäjiämme. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota Käyttäjille kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Käyttäjät voivat estää evästeiden käytön selaimessaan tai asettaa selaimensa varoittamaan, kun evästeitä yritetään asentaa. Esimerkiksi seuraavat linkit tarjoavat informaatiota evästeasetusten muuttamisesta suosituimmissa selaimissa:
Huomaathan, että jotkin Verkkokaupan osat eivät välttämättä toimi oikein, mikäli evästeiden käyttö on estetty.
Verkkoanalytiikkapalvelut
Käytämme Google Analyticsia, Verkkokaupan omia analytiikkatyökaluja ja muita analytiikkatyökaluja Analytiikkatietojen ja raporttien koostamiseksi verkkosivustomme ja niihin liittyvien sovellusten käytöstä, jotta voimme parantaa palveluitamme. Saadaksesi lisätietoa Google Analyticsista, vieraile Google Analyticsin verkkosivustolla. Voit kieltäytyä Google Analyticsin suorittamasta tietojen keräämisestä lataamalla selaimeesi seuraavan lisäosan: Google Analytics opt-out add-on.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTEET
Arkimuoto käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
Tarjotaksemme Verkkokaupan ja täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme
Arkimuoto käsittelee henkilötietojasi tarjotakseen sinulle Verkkokaupan sinun ja Arkimuoto välillä solmitun sopimuksen mukaisesti.
Käytämme tietoja soveltuvin osin esimerkiksi maksutapahtumien käsittelemiseksi sekä tarjotaksemme Verkkokauppaa myyjän roolissa käyttäville Käyttäjäorganisaatioille tarvittavat tiedot tilaustesi toimittamiseksi. Mikäli otat yhteyttä meihin, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseksi ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseksi.
Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme
Arkimuoto voi käsitellä henkilötietoja hallinnoidakseen ja täyttääkseen lakisääteiset velvoitteensa. Tämä käsittää esimerkiksi tietojen käsittelemisen kirjanpitovelvollisuuksien noudattamiseksi ja tietojen tarjoamisen asianmukaisille viranomaisille, kuten veroviranomaisille.
Vaateiden käsittelemiseen ja oikeudellisiin menettelyihin
Arkimuoto voi käsitellä henkilötietoja oikeudellisten vaateiden, perinnän ja oikeudellisten menettelyiden yhteydessä. Voimme myös käsitellä tietoja petoksen ja palveluidemme väärinkäytön ehkäisemiseksi sekä tieto-, järjestelmä- ja verkkoturvallisuuden vuoksi.
Asiakasviestintään ja markkinointiin
Arkimuoto voi käsitellä henkilötietojasi ottaakseen yhteyttä sinuun Verkkokauppaan liittyvissä asioissa ja ilmoittaessaan Verkkokauppaa koskevista muutoksista. Voimme hyödyntää henkilötietojasi myös markkinoidaksemme Verkkokauppaa sinulle. Voit koska tahansa perua antamasi suoramarkkinointisuostumuksen.
Laadun parantamiseksi ja käyttötrendien analysoimiseksi
Voimme käsitellä Verkkokaupan käyttöä koskevia tietojasi parantaaksemme Verkkokaupan laatua esimerkiksi analysoimalla erilaisia Verkkokaupan käyttöön liittyviä trendejä. Saatamme myös käyttää henkilötietoja asiakastyytyväisyyskyselyihin varmistaaksemme, että Verkkokauppa vastaa toiveitasi. Kun mahdollista, käytämme tähän tarkoitukseen vain sellaisia yhdistettyjä tietoja, joista henkilöitä ei voida tunnistaa.
Käsittelyn oikeusperusteet
Arkimuoto käsittelee henkilötietojasi hoitaakseen sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutensa sinua sekä hoitaakseen lainmukaiset velvollisuutensa.
Lisäksi käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella täyttäessämme meidän ja Käyttäjäorganisaation välisen sopimuksen mukaisia velvollisuuksiamme sekä harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme sekä luodaksemme ja ylläpitääksemme asiakassuhteita. Kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella, vertaamme oikeutettuja etujamme sinun oikeuteesi yksityisyyteen ja tarjoamme sinulle esimerkiksi helpot keinot kieltäytyä markkinointiviestinnästämme ja käytämme pseudonymisoituja tietoja tai yhdistettyjä tietoja, joista sinua ei voida tunnistaa aina, kun se on mahdollista.
Joissain Verkkokaupan osissa saatetaan pyytää suostumustasi henkilötietojen käsittelylle. Näissä tapauksissa voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.
SIIRTO EUROOPAN ULKOPUOLISIIN VALTIOIHIN
Arkimuoto säilyttää henkilötietojasi ensisijaisesti Euroopan talousalueella. Käyttämämme palveluntarjoajat toimivat kuitenkin useilla maantieteellisillä alueilla. Me ja palveluntarjoajamme voimme siirtää henkilötietoja valtioihin, tai saada niihin pääsyn Euroopan talousalueen tai asuinvaltiosi ulkopuolisissa valtioissa.
Suoritamme toimenpiteet varmistaaksemme, että henkilötietojesi suojan taso on riittävä siellä, missä henkilötietojasi käsitellään. Järjestämme riittävän suojauksen henkilötietojen siirroille Euroopan talousalueen ulkopuolisiin valtioihin Verkkokaupantarjoajiemme kanssa solmimillamme Euroopan komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin perustuvilla sopimuksilla taikka muilla vastaavilla järjestelyillä, kuten Privacy Shield -järjestelyn avulla
Lisätietoa henkilötietojen siirroista voit pyytää ottamalla meihin yhteyttä yllämainittuja yhteystietoja käyttäen.
HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT
Jaamme henkilötietojasi ainoastaan Arkimuoto-organisaation sisällä ja ainoastaan siinä määrin kuin se on kohtuudella tarpeen tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin.
Emme jaa henkilötietoja Arkimuoto organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jokin seuraavista olosuhteista ole käsillä:
Jakaminen on tarpeen tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin sekä jakaminen valtuutetuille palveluntarjoajille
Voimme luovuttaa henkilötietoja käsiteltäväksi meille palveluita tarjoaville valtuutetuille palveluntarjoajille (mukaan lukien tietojen säilytys-, kirjanpito-, myynti- ja markkinointipalveluita tarjoaville alihankkijoillemme) sekä maksupalveluita tarjoaville palveluntarjoajille maksujesi käsittelyä varten.
Kun kolmannet osapuolet käsittelevät tietoja Arkimuodon lukuun, Arkimuoto on huolehtinut asianmukaisista sopimuksellisista ja organisatorisista toimenpiteistä varmistaakseen henkilötietojen käsittelyn tapahtuvan yksinomaan tässä tietosuojaselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamista varten sekä soveltuvien lakien, säännösten ja ohjeidemme mukaisesti, noudattaen asianmukaisia salassapitovelvollisuuksia ja turvatoimia.
Muistathan, että luovuttaessasi henkilötietojasi suoraan kolmannelle osapuolelle esimerkiksi Verkkokaupassa olevan linkin kautta, henkilötietojen käsittely perustuu tavallisesti kyseisen kolmannen osapuolen omiin tietosuojaselosteisiin ja käsittelyperiaatteisiin.
Oikeudellisista syistä
Voimme luovuttaa henkilötietoja Arkimuodon organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jos perustellusta syystä uskomme, että pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttäminen on kohtuudella tarpeen (i) minkä tahansa soveltuvan lain, sääntelyn, ja/tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, rikoksen taikka tietoturvaongelman tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi ja tällaisen asian käsittelemiseksi; ja/tai (iii) Arkimuodon tai Käyttäjien etujen tai omaisuuden turvaamiseksi taikka turvallisuuden takaamiseksi tai yleisen edun turvaamiseksi lainsäädännön mukaisesti. Mikäli mahdollista, ilmoitamme sinulle tällaisesta siirrosta ja käsittelystä.
Muista oikeutetuista syistä
Mikäli Arkimuoto on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, voimme luovuttaa henkilötietoja kyseisessä yrityskaupassa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tällöin kuitenkin kaikkien henkilötietojen pysymisen luottamuksellisina. Tässä tapauksessa kerromme siirrosta niin pian kuin on kohtuullisesti katsoen mahdollista Käyttäjille, joiden henkilötietoja siirto koskee tai joiden henkilötietojen käsittelyyn soveltuu eri tietosuojaseloste.
Nimenomaisella suostumuksella
Voimme luovuttaa henkilötietoja Arkimuoto-organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä silloin, kun meillä on siihen nimenomainen suostumuksesi. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa veloituksetta ottamalla meihin yhteyttä.
SÄILYTYSAIKA
Arkimuoto ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun on tarpeellista Verkkokaupan tai niiden osan tarjoamiseksi. Säilytysaika riippuu tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Enimmäissäilytysaika voi näin ollen vaihdella tapauskohtaisesti.
Poistamme tietyt käyttäjätiliisi liittyvät Käyttäjätiedot poistettuasi käyttäjätilisi. Joitain tarpeellisia henkilötietoja, kuten yhteys- ja maksutietoja sekä viestintätietoja säilytämme kuitenkin niin kauan kuin laki sitä meiltä edellyttää tai meillä on jokin oikeutettu syy säilyttää tietoja esimerkiksi vaateiden käsittelyyn, kirjanpitovelvollisuuteen, sisäiseen raportointiin, riidanratkaisuun tai muuhun oikeustoimeen liittyvän syyn vuoksi.
Säilytämme myös Käyttäjien sähköpostiosoitteita suoramarkkinointitarkoituksissa toistaiseksi. Jos Käyttäjä myöhemmin kieltää sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämisen, poistamme muut sähköisen suoramarkkinoinnin tilaukseen liittyvät tiedot, mutta säilytämme tiedon siitä, että Käyttäjä on kieltäytynyt sähköisestä suoramarkkinoinnista, jotta voimme varmistua kiellon noudattamisesta.
SINUN OIKEUTESI
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada pääsy käsittelemiimme sinua koskeviin henkilötietoihin. Voit nähdä tiettyjä tietojasi Verkkokaupan käyttäjätilisi kautta tai pyytämällä meiltä kopion keräämistämme henkilötiedoistasi.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli käsittely perustuu Käyttäjän antamaan suostumukseen, Käyttäjä voi veloituksetta peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen voi rajoittaa Käyttäjän mahdollisuuksia käyttää Verkkokauppaa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta käsittelemien henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Sinulla on oikeus vaatia meitä korjaamaan tai täydentämään säilyttämämme virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot ottamalla meihin yhteytä.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyynnön mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.
Oikeus vastustaa
Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin Verkkokaupan tarjoamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Vastustaminen saattaa kuitenkin rajoittaa mahdollisuuksiasi käyttää Verkkokauppaa.
Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi, kun poisto-, korjaus- tai vastustuspyyntösi ovat käsiteltävänä ja/tai, kun meillä ei ole oikeutettuja perusteita käsitellä tietojasi. Tämä saattaa kuitenkin rajoittaa mahdollisuuksiasi käyttää Verkkokauppaa.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä oikeus siirtää tiedot itsenäisesti kolmannelle osapuolelle.
Oikeuksien käyttäminen
Yllämainittuja oikeuksia voidaan käyttää lähettämällä ylläoleviin osoitteisiin kirje tai sähköposti, joka sisältää seuraavat tiedot: Käyttäjän koko nimi, yrityksen nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Voimme pyytää Käyttäjän henkilöllisyyden todistamisen kannalta tarpeellisten lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä tai periä kohtuullisen käsittelymaksun pyynnöistä, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.
SUORAMARKKINOINTI
Käyttäjällä on oikeus kieltää meitä käyttämästä Käyttäjän henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen ja suoramarkkinointitarkoituksessa tehtävään profilointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestien yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta.
VALITUKSEN TEKEMINEN
Mikäli Käyttäjä katsoo, että henkilötietojen käsittelytoimemme ovat soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisia, hän voi tehdä asiasta valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Paikallisena valvontaviranomaisena toimii Suomessa tietosuojavaltuutettu (tietosuoja.fi).
Vaihtoehtoisesti Käyttäjä voi tehdä asiasta valituksen asuinpaikkansa paikalliselle valvontaviranomaiselle.
TIETOTURVALLISUUS
Käytämme hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Käyttämiämme toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaus, pseudonymisointi, palomuurit, turvalliset tilat ja järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden, vikasietoisuuden ja palautettavuuden varmistamiseksi. Testaamme säännöllisesti Verkkokauppaa, järjestelmiämme ja muuta laitteistoa haavoittuvuuksien varalta.
Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti haitallisia vaikutuksia Käyttäjien yksityisyydelle, ilmoitamme loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla asiaankuuluville Käyttäjille ja muille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.